Obbligo di comunicare la PEC e mettersi in regola

L’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) diventa domicilio digitale e le imprese hanno tempo fino al primo ottobre 2020 per comunicarlo al Registro delle Imprese senza incorrere in sanzioni. Non devono comunicare nulla le imprese che hanno già iscritto un indirizzo PEC, purché sia valido, attivo e nella loro esclusiva disponibilità

Dal 1 ottobre 2020 sarà necessario per ogni impresa avere una “sede virtuale” sul web, prerequisito necessario per per poter svolgere attività ed essere regolarmente iscritti nel Registro delle imprese delle Camere di commercio. Entro quella data va comunicato infatti al Registro delle imprese il domicilio digitale (introdotto nel Codice dell’ amministrazione digitale con il Dlgs 217/17) nuova e più ampia definizione che sostituisce quella di PEC, l’indirizzo di posta elettronica certificata.

E’ quanto prevede il Dl 16 luglio 2020, n. 76, contenente “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, (convertito nella legge 11 settembre 2020, n. 120).

Peraltro, le imprese che hanno già un indirizzo PEC iscritto nel Registro delle Imprese, non dovranno comunicare nulla, purchè questo sia valido, attivo e nella loro esclusiva disponibilità. Ciò significa che le imprese dovranno verificare il corretto funzionamento dell’indirizzo PEC e provvedere, in caso contrario, a regolarizzare la propria posizione con la relativa comunicazione al Registro delle Imprese.

L’iscrizione dell’indirizzo PEC nel Registro delle imprese e/o le sue eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria. Il sistema camerale ha azzerato la burocrazia connessa alla trasmissione del proprio indirizzo di PEC tramite il nuovo servizio semplificato che consente di comunicare la propria PEC al registro delle imprese senza pagare oneri, bolli e diritti. Il servizio è accessibile, via web, con l’utilizzo della firma digitale del legale rappresentante dell’ impresa all’indirizzo internet https://ipec-registroimprese.infocamere.it.

PEC: possibili sanzioni e procedura d’ufficio in caso di inottemperanza

L’obbligo di iscrizione dell’indirizzo PEC nel Registro delle Imprese, costituite in forma societaria e individuale -attive e non soggette a procedure concorsuali- in vigore dal 2008 per le società e dal 2012 per le ditte individuali, viene quindi ribadito dal c.d. “Decreto semplificazioni”. La normativa prevede, per le imprese che non regolarizzeranno la propria posizione entro la data del 1° ottobre, una sanzione amministrativa: per le società, la misura prevista dall’art. 2630 del codice civile raddoppia e l’importo va da un minimo di 206 a un massimo di 2064 euro; per le ditte individuali la misura prevista dall’art. 2194 del codice civile triplica e gli importi vanno da 30 euro a 1548 euro.

Se nel corso della vita dell’impresa il domicilio digitale diventa inattivo, il Conservatore del Registro delle imprese ha il compito di cancellare d’ufficio le PEC inattive, previa diffida, con conseguente applicazione della sanzione e assegnazione d’ufficio di un nuovo domicilio digitale attivo e pienamente operativo, tramite il Cassetto digitale dell’imprenditore erogato dalle Camere di commercio all’ indirizzo impresa.italia.it, ma per la sola ricezione dei documenti.

Le credenziali di accesso al cassetto sono lo Spid (gratuito) o Cns/token wireless. Se l’impresa non procederà ad accedere al domicilio assegnato all’interno del cassetto digitale si accollerà il rischio di vedersi comunque notificati, ad ogni effetto di legge, atti e documenti provenienti da pubbliche amministrazioni e da privati. Le Camere di commercio, i professionisti e le associazioni di categoria forniranno i servizi di assistenza tecnica alle imprese per l’avvio del nuovo sistema entro il 1° ottobre 2020.

Le imprese a rischio sono quelle che hanno cambiato ragione sociale e non hanno modificato l’indirizzo PEC; hanno una PEC inattiva al Registro Imprese (o non l’hanno attivata o è scaduta); hanno una PEC che è stata cancellata d’ufficio (in conseguenza di quanto sopra). Non è quindi un adempimento da sottovalutare in quanto la mancata comunicazione, che prima del decreto semplificazioni era sanzionata con una generica sospensione delle pratiche del Registro Imprese, comporterà l’assegnazione d’ufficio di un nuovo e diverso domicilio digitale e l’emissione di una sanzione amministrativa che come indicato è piuttosto pesante.

Si stimano in circa 1.7 milioni in Italia le imprese iscritte che non hanno una PEC valida

Cosa si intende per domicilio digitale

La novità più importante introdotta dal Dl 76/2000 è il concetto di “domicilio digitale”; ciò significa che la PEC diventa una vera e propria sede sul web, accessibile gratuitamente da chiunque, pubbliche amministrazioni e privati, sia dal Registro delle Imprese, anche tramite la pagina web registroimprese.it, sia dal servizio inipec.gov.it. È, perciò, di estrema importanza che le imprese tengano monitorata la propria casella PEC, in quanto, per legge, un messaggio di PEC si dà per notificato nel momento della semplice consegna del plico informatico al server di posta del destinatario, e non nel momento della effettiva apertura dello stesso.

Le Camere di commercio dell’Emilia-Romagna invitano quindi le imprese a verificare il corretto funzionamento del proprio domicilio digitale (PEC), prima del 1° ottobre, e a controllarne la corretta iscrizione al Registro delle imprese. In mancanza di un domicilio digitale attivo richiederlo a un gestore autorizzato, il cui elenco è tenuto e consultabile nel dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Successivamente, l’impresa dovrà comunicare la propria PEC al Registro delle Imprese, tramite la procedura semplificata e gratuita “Pratica Semplice – iscrizione PEC“.

È bene ricordare che per verificare l’iscrizione del domicilio digitale al Registro delle imprese, si può consultare una visura aggiornata dell’impresa, scaricabile gratuitamente dal cassetto digitale dell’imprenditore al quale si accede con SPID o CNS, oppure cercare l’impresa sul sito www.registroimprese.it, nell’apposita sezione di ricerca indirizzo PEC.

Obiettivo PEC: istruzioni per l’uso

  1. Soggetti obbligati e termine

Entro il 1 ottobre 2020 tutte le imprese (società’ e imprese individuali attive e non sottoposte a procedure concorsuali, ecc.) devono aver iscritto nel Registro delle imprese un “domicilio digitale” ovvero (allo stato attuale della tecnologia) un indirizzo di Posta elettronica certificata (PEC) attivo e funzionante.

  • Sanzioni

In caso di inadempimento sono previste sanzioni amministrative fino ad un massimo di  2.064 euro.

In particolare da un minimo di 206 euro ad un massimo di 2.064 euro per le società, con pagamento in forma ridotta di euro 412 e da un minimo di 30 euro a un massimo di 1.548 euro per le imprese individuali con pagamento in forma ridotta di 60 euro).

  • Le verifiche da effettuare per essere in regola – Cosa occorre – Firma digitale/CNS

Il legale rappresentante dell’impresa deve essere in possesso di firma digitale che puo essere richiesta (anche con procedura interamente on line e consegna presso la tua impresa) anche presso la Camera di Commercio di Ferrara seguendo la procedura indicata a questo collegamento http://www.fe.camcom.it/servizinnovativi/carta-nazionale-dei-servizi/cns_richiesta

  • Come verificare se la PEC dell’impresa è regolarmente iscritta nel registro delle imprese e funzionante

Ciascuna impresa per verificare in autonomia se la propria PEC è esistente ed è regolarmente iscritta nel Registro delle imprese deve effettuare le seguenti attività:

  1. verificare la propria posizione dal sito www.registroimprese.it effettuando una ricerca con nome impresa e provincia;
  2. verificare se è valorizzato il campo PEC all’esito della ricerca (occorre cliccare sulla dicitura MOSTRA in colore rosso per visualizzare il nome della casella PEC):
    1. se è indicato l’indirizzo PEC occorre verificare che la casella sia effettivamente operativa presso il proprio gestore (anche inviando un messaggio di prova all’indirizzo registroimprese@fe.legalmail.camcom.it e attendere la ricezione della ricevuta di consegna che attesta il corretto funzionamento della casella). Per far questo è necessario accedere alla casella con le credenziali fornite dal proprio gestore PEC (user-id e password), anche tramite operazioni di recupero password o user-id. 
    1. nel caso in cui all’esito della ricerca non compaia il campo PEC possono verificarsi due ipotesi:
      1. la PEC è regolarmente esistente e attiva presso l’impresa ma non è mai stata iscritta nel Registro delle imprese (in questo caso si procede come sotto indicato alle lettere F o G)
      1. l’impresa non si è mai dotata di casella PEC (in questo caso occorre procedere come sotto indicato al punto E poi successivamente una volta attivata la casella si procede all’iscrizione come indicato alla lettere F o G)
  3.  Come attivare la PEC

La PEC viene erogata da operatori di mercato accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale. L’elenco degli operatori di PEC e’ disponibile a questo collegamento https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/posta-elettronica-certificata/elenco-gestori-pec

Il costo annuale della PEC è previsto a partire da un valore minimo inferiore ai 10 euro + IVA

Una volta attivata la casella si suggerisce di attivare la notifica delle PEC in entrata con inoltro automatico del messaggio alla propria casella email in uso presso l’impresa al fine di avere immediata conoscenza dei messaggi trasmessi alla PEC (i gestori prevedono, di regola, anche un servizio tramite SMS che viene trasmesso al cellulare)

  • Come iscrivere la PEC nel Registro delle imprese senza costi

L’iscrizione nel registro delle imprese della PEC è completamente gratuita e non prevede il pagamento di diritti, bolli e tasse. Il legale rappresentante dell’impresa, con l’utilizzo della firma digitale, può’ collegarsi a questa pagina https://ipec-registroimprese.infocamere.it/ipec/do/Welcome.action e procedere con pochi e semplici passaggi a trasmettere la pratica all’Ufficio del Registro delle imprese della Camera di Commercio di Ferrara.

  • Come iscrivere la PEC nel Registro delle imprese tramite il professionista incaricato

Come previsto dalla circolare MISE n. 3645 del 3 novembre 2011 la casella PEC può essere iscritta nel Registro delle imprese anche su richiesta del professionista incaricato (dottore commercialista iscritto alla sezione A dell’Albo – art. 31 comma 5 quinquies della legge n. 340/2000). 

Non è ammesso l’utilizzo di altre forme di delega o procura.

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