Smart working: come lavorare fuori dall’ufficio

L’emergenza Covid-19 fa scoprire le tantissime opportunità legate allo smart working. Il PID della Camera di commercio di Bologna ha realizzato una utile “cassetta degli attrezzi”

Chiamate di gruppo, riunioni audio-video, la condivisione di documenti, l’invio di file di grandi dimensioni: sono solo alcuni degli esempi di una vera e propria “cassetta degli attrezzi” per lavorare da casa, stilata dal PID – Punto Impresa Digitale della Camera di commercio di Bologna. Lo smart working è sempre più una necessità e comporta per ogni impresa o professionista di scoprire la soluzione più adatta alle sue esigenze.

Gli strumenti smart: guida ragionata all’utilizzo

Dovendo lavorare con strumenti smart, perché distanti dal proprio tradizionale luogo di attività, nascono necessità di cui ci si accorge solo quando – dall’oggi al domani – non c’è più il contatto quotidiano con i propri colleghi, con i clienti e con i fornitori.

Servizi e strumenti on-line possono risultare di grande aiuto in varie situazioni lavorative.

Ecco una rapida sequenza.

CHIAMATE DI GRUPPO
Riunioni telefoniche con più partecipanti (conference call):  Skype – GoToMeeting – WhatsApp – Telegram
 
RIUNIONI AUDIO-VIDEO
Videochiamate, utili per condividere con più persone lo schermo per mostrare documenti, immagini, schemi. Consente a partecipanti e clienti di prendere il controllo dello schermo per mostrare dove intervenire e come:  Skype – Google Hangouts – Zoom – GSuite Meet – Circuit – Webex
 
CONDIVIDERE DOCUMENTI
Condividere documenti di lavoro a distanza con i propri colleghi o clienti. Se si lavora a più mani sullo stesso documento, semplificano e governano la condivisione, permettendo di lavorare sul documento aggiornato all’ultima versione:  Dropbox – Google One – Google Drive – OneDrive
 
PIANIFICARE
Condividere con colleghi o clienti lo stato di avanzamento di un progetto o di una attività. Chi fa cosa, quando, in che modo:  Asana – ProofHub – Trello – Slack
 
ATTIVITÀ
Agende condivise: Calendar – Teamup. CRM per condividere informazioni e attività sui clienti:  SugarCRM – vTiger – HubSpot
 
FARE FORMAZIONE
Webinar per realizzare formazione a distanza via web, con interazione dei partecipanti:  OpenMeetings – Zoom – Skype
 
PAGAMENTI
Strumenti smart, alternativi all’home-banking, per trasferirsi rapidamente denaro, pagare da remoto bollettini, bonifici istantanei, PagoPA, F24, MAV, RAV, ecc:  Satispay – Hype – BuddyBank
 
SICUREZZA
Scambiare informazioni e documenti riservati. In questo caso è opportuno rivolgersi a un professionista specializzato, potrà consigliare strumenti e azioni adeguate alle necessità di lavoro. Il consiglio – sempre bene ripeterlo – è di non scambiare user e password via sms o email (canali intercettabili). Se necessario condividerli con colleghi, farlo inviandoli e dividendoli in parti e canali diversi. Gli strumenti che potranno essere utilizzati andranno da generatori e gestori di password (1Password – RoboForm), chat segrete e criptate (Telegram, non di default, da selezionare), chat totalmente criptate (Signal), mail criptate (Mailvelope – ProtonMail), documenti criptati (7-Zip), una rete virtuale privata VPN che permette ad esempio di accedere a cartelle condivise (ProtonVPN – NordVPN), la virtualizzazione del desktop del proprio computer con tutti gli applicativi presenti (VDI virtual desktop infrastructure), fino a linee dedicate.
 
 
ALTRI SERVIZI
  • Invio file di grandi dimensioni:  WeTransfer – TransferNow
  • Email potenziate. Utility e plugin per gestire l’email più efficacemente: gestire le email in arrivo e schedulare l’invio di email (Boomerang), utilizzare la mail come CRM (Streak), trasformare i messaggi in arrivo in attività (ActiveInbox)
  • Automatizzare operazioni ripetitive. Collegare applicazioni e azioni ripetitive per renderle automatiche:  Integromat – IFTTT – Automator (macOS)
  • Playbook / Intranet. Anche per una piccola impresa, creare uno spazio condiviso accessibile da remoto contenente modelli, template, procedure, presentazioni, che possono essere utilizzati e ri-utilizzati da tutti i colleghi. Esempi di playbook:  Nebulab – Tangible
  • Segreterie e assistenti virtuali. Consentono di delegare la completa gestione delle telefonate ricevute al proprio numero, anche 24/24 e in lingue straniere:  Segreteria24 – SegreteriaCloud – Eva24
  • Spazi di Coworking. Diffusi in ogni città, consentono di disporre, quando necessario, di un ufficio temporaneo dotata di ogni servizio, o di sale per riunioni periodiche o occasionali.
  • Magazzini temporanei. Spazi di varie dimensioni e costo, a cui è possibile accedere 24/24, con annessi servizi di trasporto o imballaggio.
  • Gestire le interruzioni. Strumenti che aiutano a eliminare interruzioni e distrazioni per rimanere focalizzati sull’attività:  GTD – Toggl – FocusBooster – Pomodoro tracker
  • Formazione. Piattaforme e servizi di formazione on-line per aumentare le proprie competenze:  Coursera – Udemy
Le applicazioni segnalate hanno generalmente sia versioni gratuite (utili per provarle) che versioni con costi crescenti a seconda delle funzionalità aggiunte. Le piattaforme sono generalmente disponibili per Windows, macOS, Android e iOS.

Per informazioni:  PID – Punto Impresa Digitale piazza Costituzione, 8 Bologna. Orari: su appuntamento. tel. 051.6093.232 e-mail: pid@bo.camcom.it

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