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Quel che insegnano i gestionali alle aziende in tempo di Covid

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Alla scoperta del funzionamento dei moderni sistemi di gestionali aziendali via software ai tempi del Covid : in modo ragionato, flessibilità e sicurezza.

Il lockdown imposto per ragioni sanitarie ha messo tutti davanti a nuove sfide. In particolare gli imprenditori che non hanno potuto fermarsi come è accaduto a quelli del biomedicale, si sono trovati ad aver a che fare con una sfida: garantire la continuità di produzione senza mettere a rischio la salute dei dipendenti, e di conseguenza, della comunità intera. I risultati di queste scelte di responsabilità sono sotto gli occhi di tutti, e tanta parte l’ha avuta il software gestionale di ultima generazione che ha permesso di modificare le modalità produttive e organizzative senza troppi scossoni.

Gestionali: dal passato a un presente che sa già di futuro

Un tempo, i software gestionali lavoravano spesso con singoli processi separatamente e non interagivano tra loro. Oggi un moderno ERP è un software di gestione dei processi aziendali che gestisce e integra i processi finanziari, le catene di approvvigionamento, le operazioni, i report, la produzione e le risorse umane di un’azienda. Lo fa, creando un sistema fluido e interattivo, permettendo al management aziendale di poter prendere decisioni in tempo reale e prevedere eventuali azioni correttive.
Un software semplice si impara da autodidatta, con un manuale in linea, come se fosse una app. Ma per software anche appena poco più complessi, meglio affidarsi a consulenti per capire non solo come si usano, ma come si possono integrare e migliorare i processi produttivi e organizzativi. Sono software, insomma, che vengono verticalizzati, modellati come fossero un abito su misura, da tecnici informatici. 

Specialisti che si occupano di tante realtà del biomedicale, in particolare, sono in Softech, azienda informatica di Modena.

 

Abbiamo chiesto a Cristiano Malaguti, responsabile area gestionale, di raccontarci come hanno risposto le aziende alle norme restrittive sul Coronavirus in termini di organizzazione aziendale.

Gestionali come: l’intervista

Come è cambiata l’organizzazione aziendale con il lockdown? Il passaggio a una nuova organizzazione del lavoro è stato complesso?

Il cambiamento c’è stato, notevole a vedersi, perché molti dipendenti non andavano più in azienda, ma lavoravano da casa. Eppure è stato semplice dal punto di vista tecnico. Si è trattato, in sintesi, di permettere a diverse figure come impiegati del commerciale, dell’ufficio acquisti o dell’amministrazione, di avere continuità lavorativa. Noi non abbiamo fatto altre che abilitare funzioni già previste dal programma per usarle da remoto. Che fossero pc, tablet, smartphone, bastava configurare la soluzione per poter accedere ai dati dall’esterno.
Questo ovviamente è impossibile da fare per il reparto produttivo, che deve stare in reparto e non può avere lo smartworking.

Come è andata con il biomedicale, settore strategico nella pandemia?

Ha standard qualitativi molto alti, che devono essere mantenuti sempre, pur in situazioni di forte stress, come sono stati mesi in cui la produzione per molte aziende del settore si è più che triplicata. Ho avuto clienti che in tre mesi hanno fatto lo stesso fatturato dell’anno precedente. Il gestionale può essere lo stesso di aziende di settori produttivi diversi, ma è il consulente che insieme al suo team riesce a verticalizzare il software per il singolo settore e per quella specifica realtà aziendale. Il biomedicale ha un processo produttivo di rintracciabilità che assieme a quello aerospaziale e alimentare è tra i più rigidi, quindi bisogna che anche il tecnico informatico conosca leggi e protocolli del settore. Tutti i prodotti biomedicali sono sotto costante processo di certificazione, e ora anche la certificazione del software, definita validazione, è un requisito sempre più richiesto dagli enti certificatori come il TUV e la Food and Drug Administration per chi vuole esportare negli States. 

Gli hacker informatici fanno tanto paura alle aziende, che si ritrovano truffate nei più svariati modi. Il buco è nel gestionale?

No, per quello che concerne il nostro gestionale si tratta di transazioni tutte crittografate, è impossibile interpretare i dati. I problemi possono nascere dalle infrastrutture, e riguardano più i file del mondo office e pdf e ci si può difendere con firewall e antivirus. Ma i truffatori informatici sono organizzazioni criminali ben strutturate, non hacker banali.

Uno dei problemi posti dal telelavoro è nella mancanza di controllo sulla presenza e attenzione dei dipendenti, come si risolve?

Dal punto di vista tecnico, ci sono svariati modi per attivare i controlli, come le webcam o i login di accesso. Ma le aziende con cui abbiamo a che fare sono organizzate, hanno obiettivi e flussi, hanno flessibilità di orario, la forma moderna non prevede questo tipo di controlli perché contano i risultati, non la presenza fisica.
Se ad esempio un ufficio acquisti deve effettuare solleciti ai fornitori, non serve stare in ufficio, alle aziende interessa solo che il compito sia svolto, e io ho lo strumento informatico per controllare che questo venga fatto.

Un software così poliedrico, che automatizza controlli e velocizza i processi, non rischia di togliere lavoro agli esseri umani?

Ci sono figure che potrebbero lavorare più agevolmente da casa e altre che comunque hanno necessità di contatto e scambio continuo di informazioni. Non basta la chat. Ci si può riuscire in sistemi di emergenza, ma se devo integrarli con le persone, occorre la presenza in azienda. Un buon software gestionale alleggerisce di molto queste persone, che crescono e acquisiscono nuove competenze.
A volte capita che ci sia una ostilità iniziale da parte di alcuni dipendenti all’introduzione di nuovi processi e procedure, ma presentato il progetto quando si inizia ad utilizzare il nostro software, si capisce che va a migliorare il proprio lavoro e quello dei colleghi, dando quindi un vantaggio non solo all’azienda, ma alle persone stesse.

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